Visjon

Sandvika – en levende kulturby

§ 1. Formål

Foreningen Sandvika Byfest skal bidra til å utvikle en stolthet og tilhørighet til byen, gjennom å arrangere en årlig byfest for og med kommunens innbyggere.

Foreningen skal være eier av byfesten, hvilket innebærer rollen som pådriver og organisator.

Gjennomføringen av arrangementet skal være et samarbeid mellom kommunen, frivillige organisasjoner, næring og kommunens innbyggere.

§ 2. Medlemskap

Foreningen har ved stiftelsen følgende medlemmer:

  • Bærum Kulturråd (tidl. Bærumkulturens Fellesråd)
  • Sandvika Sentrumsforening
  • Sandvika Vel
  • Bærum kommune

Nye medlemmer kan tas opp i foreningen når dette måtte bli aktuelt/anses som ønskelig. Nye medlemmer må fremstå som bidragsytere praktisk og/eller økonomisk i forhold til foreningen formål.

Søknad om medlemskap behandles av styret, som treffer avgjørelse med alminnelig flertall.

§ 3. Styret

§ 3.1 Styrets mandat

  • Styret vedtar overordnede føringer for byfestens profil og gjennomføring.
  • Styret har det overordnede økonomiske ansvaret.

§ 3.2 Styrets arbeid og organisering

Foreningen ledes av et styre med en representant for hver av de nåværende medlemmene (stifterne). Styret skal ha en leder. Referater skrives av koordinator.

Dersom det skulle bli aktuelt for et av styremedlemmene å gå ut av styret, må institusjonen vedkommende representerer, stille et nytt styremedlem, da styret har en samlet forpliktelse for gjennomføringen av byfesten.

Styret er beslutningsdyktig når 3 – tre – medlemmer møter. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. Styremedlemmer som ikke har anledning til å møte, kan møte med stedfortreder.

Styreleder skal innkalle til møter så ofte som det anses nødvendig, eller når minst to av styremedlemmene forlanger det.

Styremedlemmer mottar ikke honorar.

§ 3.3 Byfestens arbeid og organisering

En prosjektkoordinator, utpekt av styret,  skal ha det overordnede praktiske ansvaret for programmering og gjennomføring av byfesten. Koordinatoren fungerer som styrets sekretær og har kontinuerlig rapporteringsplikt om prosjektets utvikling. Koordinator har ikke stemmerett.

Styret og prosjektkoordinator etablerer hvert år nødvendige arbedsgrupper bestående av personer fra offentlige, frivillige og private aktører, som bidrar til gjennomføring av byfesten.

§ 4. Årsmøtet

Årsmøtet er foreningen øverste organ.

Årsmøtet avholdes årlig innen utgangen av mars måned. Styret skal sende innkalling minst 3 uker i forveien. Saker som krever avgjørelse på årsmøtet, og som ikke fremgår av vedtektene, må være meddelt styret senest 14 dager før møtet.

Årsmøtet skal behandle følgende saker:

  1. Årsrapport
  2. Revidert regnskap
  3. Budsjett
  4. Evaluering av siste års byfest, videre drift med mer.
  5. Innkomne saker fra styret og prosjektkoordinator
  6. Valg av styre og styreleder
  7. Valg av regnskapsfører
  8. Valg av revisor

Årsmøtet ledes av styreleder.

Styret kan beslutte at også representanter fra ressursgruppen (§3.3) kan delta på årsmøtet med talerett.

Styret skal innkalle til ekstraordinært årsmøte når minst 2/3 av medlemmene forlanger det.

§ 5. Økonomi

Finansiering av Sandvika Byfest forutsettes dekket av sponsorinntekter, støtte og eventuelt andre inntekter.

Eventuelle andre inntekter tilfaller uavkortet Sandvika Byfest.

Budsjett vedtas i styret og effektuering delegeres til prosjektkoordinator.

§ 6. Fullmakt

To medlemmer av styret, hvorav den ene skal værestyreleder, kan i fellesskap skrive under på vegne av foreningen.

§ 7. Vedtekstendringer

Foreningens vedtekter og endring av disse vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall.

§ 8. Oppløsning

Vedtak om oppløsning av foreningen treffes på årsmøtet med et flertall på 2/3 av de fremmøtte medlemmer. Vedtak om oppløsning skal samtidig inneholde vedtak om fordeling av foreningens midler.

Endret på styringsgruppemøte 8. januar 2018.